Grupo de WhatsApp pode ajudar na gestão do condomínio. Veja como

A comunicação digital é uma das grandes tendências não só de empresas públicas e privadas, mas de qualquer um que deseja utilizar a tecnologia que tem em mãos. O celular é usado tanto para otimizar o tempo quanto para encontrar soluções rápidas para possíveis problemas. Gestores de condomínios, inclusive, já estão aderindo a aplicativos para facilitar a comunicação entre síndico e moradores, assim como para melhorar consideravelmente a administração do local. E uma dessas ferramentas que está cada vez mais comum no dia a dia é o grupo de WhatsApp no condomínio.

Quando bem administrada, uma ferramenta como o grupo de WhatsApp no condomínio pode servir de grande ajuda para a organização local. O problema é que nem todos os moradores conseguem enxergar o lado positivo dessa história, não só pelo grupo desse aplicativo em si, mas por qualquer dispositivo de mensagem. É preciso que tanto os síndicos quanto os administradores e moradores consigam ver com outros olhos essas novas tecnologias, que podem ter como base auxiliar a gestão e criar novos tipos de serviços.

Não é que a comunicação à “moda antiga”, como avisos em quadros e elevadores, não seja eficaz, muito pelo contrário. É importante manter os tradicionais avisos aos moradores, já que nem todos têm acesso a uma conexão. Envio de e-mail também é muito eficiente. A questão é que o grupo de WhatsApp no condomínio tem o poder de atingir os moradores de uma forma geral, inclusive aquele condômino que nunca aparece nas assembleias.

O que preciso fazer para criar um grupo de WhatsApp no condomínio?
O primeiro fato a ser levado em conta é que em nenhuma hipótese o síndico pode criar esse grupo sem o aval dos moradores. O número de telefone é um dado pessoal, por isso, é responsabilidade do síndico/administrador zelar pelo sigilo.

O ideal é convocar uma assembleia com todos os condôminos e explicar a situação. Falar sobre os motivos de ter um grupo de WhatsApp no condomínio e conferir se estão de acordo. Se necessário, fazer uma votação formal. Por isso, caso esteja pensando em adotar um aplicativo para facilitar a gestão, por mais simples que seja, o indicado é informar os moradores antes da aplicação dessa ferramenta.

Outra dica é criar regras para a utilização desse grupo. Nada de mensagens pessoais, correntes, memes ou mensagens de bom dia/boa noite. O grupo de WhatsApp será um local destinado exclusivamente para tratar assuntos do condomínio, assim como avisos simples da gestão. Colocar esse tipo de limite evitará possíveis confusões entre os condôminos.

Quais são as responsabilidades do síndico e dos condôminos em relação ao grupo de WhatsApp?
Quando aprovado, o grupo do aplicativo WhatsApp deve ser administrado exclusivamente pelo síndico e/ou administradores.Caso o uso tenha sido aprovado via votação, aqueles que não querem fazer parte não são obrigados a entrar. Além disso, o síndico não tem responsabilidade legal pela criação do grupo.

Quem nunca teve problemas com os condôminos em relação a pagamentos ou brigas entre vizinhos? É de extrema importância que o síndico saiba como intervir nessas situações com calma e soluções adequadas para os envolvidos. Assim, não deve ser permitido que dentro do grupo ocorram crimes contra a honra, que se classificam como injúria, calúnia e difamação. Isso abrange tanto o síndico quanto qualquer morador. A pena pode ser financeira, com pagamento de indenização, ou até judicial.

É importante entender também que o grupo do WhatsApp não pode ser utilizado para cobranças pessoais. Por exemplo, o síndico nunca deve cobrar o valor do condomínio em atraso pelo grupo, assim como já não era permitido no mural de recados.

Informações pessoais nunca devem ser expostas nesse grupo. Existe uma Lei geral de proteção de dados que garante que isso não aconteça. Dados sobre as finanças devem continuar no caderno original. Ainda não há uma lei que permita que esses números possam servir como documentos no mundo digital.

Tecnologia como aliada na segurança e gestão do condomínio
Com o avanço da tecnologia, empresas especializadas em sistema para gerenciamento de condomínio passaram a modernizar ainda mais o controle de acessos por meio do uso de aplicativo para condomínio.

Isso proporciona maior autonomia para moradores, funcionários e gestores, além de assegurar o reforço na segurança condominial. O aplicativo para condomínio usado na Portaria Remota Iport é um exemplo de solução que proporciona maior conectividade para efetuar o controle e monitoramento de acessos.

Assim, moradores conseguem entrar e sair do prédio com mais facilidade, bem como enviar convites personalizados para que visitantes autorizados acessem o condomínio utilizando a tecnologia QR Code. É possível ainda, acompanhar todo o ?uxo de entrada e saída de visitantes do condomínio, mesmo não estando em casa.

A Portaria Remota Iport dá autonomia de controle ao morador, mas também conta com uma central de monitoramento 24h por dia, operada por profissionais especializados em segurança, treinados para agir em todas as situações.

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Fonte: Kiper / Iport
Foto: Pixabay

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